Tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute devono essere conservate digitalmente per 10 anni in modalità sostitutiva, secondo le regole del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD).
Cos'è la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è un processo che garantisce nel tempo l'integrità, leggibilità e autenticità di un documento informatico. Sostituisce a tutti gli effetti la conservazione cartacea.
Caratteristiche obbligatorie
- Firma digitale del responsabile della conservazione
- Marca temporale (data certa)
- Riferimento univoco al manuale di conservazione
- Possibilità di esibizione in caso di accertamento
Soluzioni disponibili
- Servizio AdE gratuito: l'Agenzia delle Entrate offre il servizio "Conservazione gratuita" tramite portale Fatture e Corrispettivi (per chi ha aderito al servizio)
- Servizi commerciali: Aruba, Register, InfoCert, Fatture in Cloud, Subito, etc. (10-50€/anno)
- Servizio del proprio commercialista: spesso incluso nelle parcelle annuali
Cosa conservare oltre alle fatture
- XML originale firmato
- Notifica di consegna SDI
- Ricevuta di accettazione
- Eventuali notifiche di scarto/rifiuto
- Documenti collegati (DDT, contratti)
Quanto vanno conservate
10 anni dalla data di emissione, ai sensi dell'art. 2220 codice civile e art. 22 DPR 600/73. Anche dopo aver chiuso la partita IVA.